Estação Cabo Branco - Ciência Cultura & Artes


PROCEDIMENTOS PARA LOCAÇÃO DE ESPAÇOS DA ESTAÇÃO PARA EVENTOS

17 de outubro de 2012

Divisão de Programação e Atividades

 PROCEDIMENTOS PARA AGENDAMENTOS DE EVENTOS

PROCEDIMENTOS PARA OS INTERESSADOS

EM REALIZAR EVENTOS NA ESTAÇÃO CABO BRANCO

 

  1. O promotor do evento manifesta o interesse na realização de evento na Estação Cabo Branco através de contato com a equipe da Divisão de Programas e Atividades-DPA, por telefone (3214 8303 ou 3214 8270), por email (estacaocabobranco.eventos@gmail.com) ou presencialmente para saber da disponibilidade da data pretendida.
  2. O solicitante deve encaminhar imediatamente um ofício dirigido à Direção Geral da Estação Cabo Branco (vide página 2).
  3. Será feita uma analise de viabilidade de agendamento do evento pelo Conselho Diretor.
  4. Caso a solicitação seja indeferida o solicitante será informado por telefone. No caso de parecer favorável para a realização do evento, a equipe da DPA encaminhará via e-mail os documentos necessários para a efetivação do agendamento: Portaria nº783 e Orçamento.
  5. O coordenador do evento deve providenciar dados necessários para a elaboração do termo de autorização de uso: Nome do evento, Nome e CNPJ da empresa, Nome completo, CPF e RG do coordenador do evento, Programação detalhada do evento.
  6. O Termo de Autorização de Uso deve ser assinado em até 15 dias após o deferimento do ofício.
  7. O coordenador do evento deve comparecer à DPA da Estação Cabo Branco com os documentos preenchidos para acertar todos os detalhes da realização do evento e fazer uma visita aos espaços para conhecimento dos equipamentos disponíveis.
  8. A reserva do(s) espaço(s) só será efetivada após a entrega do comprovante de pagamento da pauta junto a Diretoria Financeira da Estação Cabo Branco, o que deverá ser feito em até 48h após a assinatura do contrato (Termo de Autorização de Uso).


INFORMAÇÕES PARA ENCAMINHAMENTO DE OFÍCIO

 

O ofício é o primeiro documento para a realização de seu Evento na Estação Cabo Branco. Nele solicitamos informações básicas para gerar um orçamento e iniciar o processo de agendamento. A falta de uma das informações pode prejudicar ou inviabilizar o agendamento do evento. Os dados são sigilosos e serão usados somente para os trâmites formais referentes ao evento. Não garante a reserva da data*.

Deverá ser feito em papel timbrado da Instituição, com endereço, telefones e e-mail e assinado pelo organizador do evento.

Encaminhar o ofício à Diretoria Geral da Estação Cabo Branco:

Diretora Geral: Marianne Góes

Av. João Cirillo Silva, s/n, Altiplano Cabo Branco – 58046-010 – João Pessoa – Paraíba

Fornecendo os seguintes dados:

Promotor do Evento: (instituição jurídica)

Nome do Evento:

Data(s) do Evento:

Nome do coordenador:

Horário: das       às       (entre 09h e 21h, de terça a sexta; e entre 10h e 21h, aos sábados e domingos)

Público Estimado:

O evento será restrito ou aberto ao público?

Cobrança de ingresso? Quanto?

Montagem no dia anterior?

Descrever:

Qual o interesse/resultado esperado com o evento?

Porque realizá-lo na Estação Cabo Branco?

Locais que serão utilizados:

Auditório – até 500 pessoas

Sala de Convenção I – até 100 pessoas

Sala de Convenção II – até 100 pessoas

Salão panorâmico – até 500 pessoas em pé. Com mesa até 250 pessoas

Audiovisual – até 38 pessoas

Anfiteatro – 300 pessoas sentadas

Data de preenchimento:

NORMAS PARA REALIZAÇÃO DE EVENTOS NA ESTAÇÃO CABO BRANCO

  • A casa não disponibiliza para os eventos, antes e durante o evento, qualquer material de expediente.
  • Os promotores de eventos devem estar cientes:
    • Para trazerem próprio material para atender as necessidades do evento.
    • Para trazerem o próprio meio de transporte do material do evento e contratar uma equipe de apoio.
    • É proibida a montagem de estrutura de gride no palco do auditório.
    • Conforme o artigo 25 da portaria Nº 783 é proibido furar, fixar cartazes ou danificar de qualquer outra forma as paredes do auditório.
    • A casa não dispõe de assistência médica cabendo aos promotores de eventos providenciar o respectivo serviço para dar cobertura ao evento.
    • Os promotores de eventos têm que assinar um termo de responsabilidade que inclui a observação das regras da casa antes da formalização do evento.
    • É proibido o consumo de alimentos no Auditório, nas Salas de Convenções 01 e 02 e na Sala Audiovisual.
    • Para os serviços de coquetel é proibida a fritura nas áreas técnicas do Salão Panorâmico e do Terraço Panorâmico.
    • Não está permitida a montagem de estrutura no terraço panorâmico.
    • Os promotores de eventos devem providenciar uma programação detalhada antes da assinatura do contrato.
    • Só será permitida a montagem de estruturas nos seguintes horários:
      •  Terça a sexta-feira, de 9h às 20h, com pausa de 12h às 14h,
      • Sábados e domingos de 10h às 20h, com pausa de 12h às 14h.